Steuerkanzlei Hanke.

1948 gründete Dietrich Hanke die Kanzlei in Bayreuth, 1979 übernahm sein Sohn, Dipl.-Kaufmann Hans-Dietrich Hanke. Heute arbeiten drei Generationen der Familie zusammen, und mit Anna-Sophie Will ist die vierte schon im Team. Die Kanzlei betreut Kleinbetriebe, Mittelständler, Freiberufler und Privatpersonen, vor allem in Bayreuth und Oberfranken. Wir begleiten die Kanzlei seit der Gründung unserer Agentur 2003.

Nach vielen Jahren war die bisherige Website in die Jahre gekommen. Die neue sollte erzählen, was die Kanzlei ausmacht: Kontinuität, feste Ansprechpartner, eine geregelte Nachfolge. Sie sollte Interessenten in ein Erstgespräch bringen und eine Aufgabe übernehmen, die jede Kanzlei kennt: die Verfahrensdokumentation für Mandanten.

Die Startseite fragt zuerst, wer kommt: Unternehmen und Selbständige, Privatpersonen oder Gründer und Nachfolger. Jede Gruppe hat ihre eigene Seite, jede Leistung von der Finanzbuchführung bis zum Jahresabschluss eine eigene Unterseite mit häufigen Fragen. Handschriftliche Randnotizen in Kugelschreiberblau machen die Seiten persönlich, ohne verspielt zu wirken.

Die Teamseite erzählt die Geschichte der Familie als Zeitleiste, von der Gründung 1948 bis zur Nachfolge. Für Mandanten ist das die wichtigste Botschaft: Die Betreuung geht weiter, ohne Bruch.

Jeder Betrieb, der Bücher führt, braucht nach den GoBD eine Verfahrensdokumentation. Bisher hieß das: Fragebogen auf Papier, Rückfragen am Telefon, Abtippen in der Kanzlei. Jetzt melden sich Mandanten mit einem Code per E-Mail an und beantworten die Fragen in zehn Themenbereichen online, mit Zwischenspeichern und der Antwort „Weiß ich nicht“, wo sie unsicher sind.

In der Verwaltung sieht die Kanzlei alle Mandanten mit Status und offenen Punkten, ergänzt Angaben nach einem Telefonat und erzeugt mit einem Klick das Versandpaket: Anschreiben, Exemplar für den Mandanten und Exemplar für die Kanzlei mit Eingangsstempel. Unterschrieben wird auf Papier oder online.

Verfahrensdokumentation für Steuerberater, im Blog

Schon vor der neuen Website haben wir in der Kanzlei einen eigenen KI-Arbeitsplatz eingeführt: Open WebUI, betrieben auf Servern in Deutschland, mit einem Zugang für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter. Das Team nutzt KI für Schreiben, Zusammenfassen und Recherche, ohne dass Mandantendaten bei öffentlichen Chat-Diensten landen.

Mehr zum KI-Arbeitsplatz der Kanzlei

Eine Kanzlei-Website wirkt, wenn sie zeigt, wer am Telefon sitzt und wie lange noch. Und die Verfahrensdokumentation lässt sich für jede Steuerkanzlei einrichten: unter der eigenen Domain, im eigenen Layout, mit den Fragen der Kanzlei.

• Konzept und Texte
• Webdesign
• Website mit 18 Seiten
• Leistungsseiten mit häufigen Fragen
• Verfahrensdokumentation online
• Verwaltung mit Versandpaket als PDF
• KI-Arbeitsplatz mit Open WebUI
• Umzug mit Weiterleitungen
• Google-Unternehmensprofil