Verfahrens­dokumentation für Steuerberater: online erstellen.

Warum die Verfahrensdokumentation in Kanzleien liegen bleibt

Die GoBD verlangen, dass ein sachverständiger Dritter nachvollziehen kann, wie Belege im Betrieb entstehen, wohin sie gehen und wie sie aufbewahrt werden. Spätestens bei der Betriebsprüfung oder einer Kassen-Nachschau wird danach gefragt. Fehlt sie, kann das die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen.

Das Wissen dafür liegt beim Mandanten, die Form bei der Kanzlei. Dazwischen liegen ein Fragebogen mit vielen Seiten, Rückfragen am Telefon und Stunden, in denen jemand Antworten abtippt. Wer das für hundert Mandanten machen will, braucht einen anderen Weg.

Verfahrensdokumentation online: der Ablauf in drei Schritten

1. Der Mandant füllt aus. Er bekommt einen Link, meldet sich mit einem Code per E-Mail an und beantwortet die Fragen in Ruhe, auch in mehreren Etappen.
2. Die Kanzlei prüft. In der Verwaltung sieht sie, wer abgesendet hat und was offen ist. Fehlendes klärt sie am Telefon und trägt es selbst nach.
3. Das Dokument geht raus. Ein Klick erzeugt das Versandpaket als PDF. Der Mandant unterschreibt auf Papier oder online, die Kanzlei erfasst den Eingang.

Für Mandanten: ein Fragebogen, der mitdenkt

Das Formular ist kein PDF zum Ausdrucken, sondern eine Seite, die sich dem Betrieb anpasst. Wer nicht scannt, bekommt keine Fragen zum Scannen. Wer keine Kasse hat, überspringt die Kassenführung.

• Anmeldung ohne Passwort: ein Code per E-Mail, mit demselben Weg geht es später weiter.
• Alles wird automatisch gespeichert. Der Mandant kann jederzeit unterbrechen.
• Fortschritt je Themenbereich in der Seitenleiste, damit klar ist, was noch fehlt.
• Kurze Erklärungen zu jedem Thema, warum der Prüfer danach fragt und wer im Betrieb am besten antwortet.
• „Weiß ich nicht, bitte mit mir besprechen“ bei jeder Auswahlfrage. Lücken sind erlaubt, sie werden im Gespräch geklärt.
• Absenden auch mit offenen Punkten. Besser ein Dokument mit drei Lücken als gar keins.
• Auf dem Handy genauso wie am Schreibtisch.

Fragebogen zur Verfahrensdokumentation: welche Fragen gestellt werden

Die Fragen folgen dem Katalog der Kanzlei und decken in zehn Themenbereichen ab, was ein Prüfer wissen will:

• Unternehmen und Ansprechpartner
• Organisation der Buchhaltung und Software
• Belege: Eingang und Weitergabe an die Kanzlei
• Papierbelege: Ablage und Aufbewahrung
• Scannen und digitale Belege
• E-Rechnung
• Kassenführung
• IT, Datensicherung und Zugriffsrechte
• Aufbewahrung, Prüfung und Notfall
• Abschluss mit offenen Punkten und Gesprächswunsch

Ein paar Beispiele: Wie kommen Ihre Belege zur Kanzlei? Werden Papierbelege gescannt, und was passiert danach mit den Originalen? Wie werden E-Rechnungen aufbewahrt? Ist eine TSE im Einsatz und die Kasse beim Finanzamt gemeldet? Liegt die Datensicherung räumlich getrennt? Je nach Betrieb sind das gut 40 bis 50 Fragen, die meisten mit einem Klick beantwortet.

Für die Steuerkanzlei: Überblick statt Wiedervorlage

In der Verwaltung stehen alle Mandanten in einer Liste: Status, Fortschritt, offene Fragen und wie viele davon Pflicht sind. Ein Filter zeigt, was gerade zu tun ist, vom abgesendeten Formular bis zum unterschriebenen Exemplar. Reicht ein Mandant ein, bekommt die Kanzlei eine Mail.

In der Detailansicht sieht die Kanzlei alle Antworten nach Themen geordnet und die offenen Fragen obenauf. Nach einem Telefonat ergänzt sie die Angaben selbst. Jede Änderung wird protokolliert, im fertigen Dokument steht nur das Ergebnis.

Vom Formular zum unterschriebenen Dokument

Aus den Antworten entsteht das Versandpaket als PDF: ein Anschreiben auf dem Briefpapier der Kanzlei, ein Exemplar für den Mandanten und eines für die Kanzlei, mit Feld für den Eingangsstempel. Offene Punkte sind im Dokument gekennzeichnet. Jede Fassung wird als eigene Version abgelegt.

Unterschrieben wird auf Papier oder online. Kommt das Exemplar zurück, erfasst die Kanzlei den Eingang mit Datum und Scan. Damit liegt die Verfahrensdokumentation vollständig in der Akte, und der Status in der Liste stimmt.

Für Ihre Kanzlei: Ihre Domain, Ihr Layout, Ihre Fragen

Wir richten die Verfahrensdokumentation für Ihre Kanzlei ein, als Subdomain unter Ihrer Adresse und im Layout Ihrer Website. Ihre Mandanten sehen Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Ansprechpartner, nicht unsere.

• Ihr Fragenkatalog: Wir übernehmen Ihre Fragen oder starten mit unserem und passen ihn an.
• Ihr Briefpapier und Ihre Texte im Anschreiben und im Dokument.
• Ihre Zugänge: Sie legen fest, wer in der Kanzlei die Verwaltung sieht.
• Nicht öffentlich: Der Bereich ist für Ihre Mandanten da und wird von Suchmaschinen nicht erfasst.
• Ihr Ablauf: Sie prüfen jede Angabe, bevor das Dokument an den Mandanten geht.

Häufige Fragen von Steuerberatern

Ist die Verfahrensdokumentation Pflicht?

Ja. Die GoBD verlangen von jedem, der Bücher führt oder Aufzeichnungen macht, eine Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau und Ablauf der Buchführung hervorgehen. Fehlt sie und ist die Buchführung deshalb nicht nachvollziehbar, kann das bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden.

Wer erstellt die Verfahrensdokumentation, Kanzlei oder Mandant?

Verantwortlich ist der Mandant, denn es geht um die Abläufe in seinem Betrieb. In der Praxis erstellt sie meist die Steuerkanzlei aus seinen Angaben. Genau dafür ist der Online-Fragebogen da: Der Mandant liefert die Angaben, die Kanzlei prüft und macht das Dokument daraus.

Können wir unseren eigenen Fragenkatalog verwenden?

Ja. Wir übernehmen Ihren Fragebogen oder starten mit unserem Katalog aus zehn Themenbereichen und passen ihn an Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten an.

Läuft das unter unserer Kanzlei-Website?

Ja, als Subdomain unter Ihrer Adresse und im Layout Ihrer Website. Ihre Mandanten sehen Ihr Logo und Ihre Ansprechpartner. Der Bereich ist nur für Ihre Mandanten gedacht und wird von Suchmaschinen nicht erfasst.

Brauchen Mandanten ein Passwort?

Nein. Sie melden sich mit einem Code an, den sie per E-Mail bekommen. Damit können sie auch später weitermachen, ohne sich etwas merken zu müssen.

Verfahrensdokumentation für Ihre Kanzlei: Demo ansehen

Am schnellsten verstehen Sie die Verfahrensdokumentation, wenn Sie sie einmal selbst ausfüllen und danach die Verwaltung sehen. Wir zeigen Steuerberatern beides in einer Demo mit Beispieldaten, per Video oder bei Ihnen in der Kanzlei.

Erstgespräch buchen oder direkt anrufen: Alexander Hanke-Mellby, 0921 150 40 32.