Trainingsplan als App: Wie die TSG ihre Termine plant.

Vereinsleben: Viele Termine, wenig Überblick.

Ein Tanzsportverein lebt vom gemeinsamen Training. Bei der TSG Bayreuth heißt das: Freies Training in der Halle und in der Tanzschule, Gruppentrainings bei verschiedenen Trainern, dazu Workshops und Privatstunden. Bis Juli 2027 stehen schon jetzt fast 100 Termine fest.

Organisiert wird das ehrenamtlich, neben Beruf und Familie. Und jede Änderung muss irgendwie zu den Mitgliedern: Die Halle ist belegt, ein Trainer ist krank, das Training beginnt eine halbe Stunde später.

Woran es lag

Die Termine organisiere ich selbst. Bisher lief das so: Ich habe die Termine in einem separaten Programm von Hand in eine Tabelle eingetragen, davon einen Screenshot gemacht und ihn in die WhatsApp-Gruppe des Vereins gestellt. Kam ein Termin dazu oder war ein alter vorbei, ging das Ganze von vorn los: Tabelle ändern, neuer Screenshot, neue Nachricht.

Dazu kam vor jedem Training, mindestens zweimal die Woche, eine Umfrage in der Gruppe, damit die Mitglieder abstimmen konnten, ob sie kommen. Bei freiem Training in der Halle ist das wichtig: Ob drei Paare kommen oder zwölf, macht einen Unterschied.

Das funktioniert, kostet aber jede Woche Zeit. Den Beitrag mit dem Screenshot habe ich zwar oben in der Gruppe fixiert. Trotzdem übersieht man ihn leicht zwischen Fotos, Rückfragen und Umfragen. Und eine kurzfristige Absage erreicht nur, wer gerade in die Gruppe schaut.

Es fehlte ein Ort, an dem alle Termine stehen und der immer stimmt.

Was wir gebaut haben

Entstanden ist eine Trainingsplan-App, die jedes Mitglied über einen Link auf sein Handy holt. Kein App-Store, kein Konto, kein Passwort. Ein Fingertipp auf „Zum Home-Bildschirm“, und das Vereinslogo liegt zwischen den anderen Apps.

• Alle Termine auf einen Blick, nach Monaten geordnet. Der nächste Termin ist hervorgehoben.
• Filter nach Trainer, nach Ort, nach freiem Training oder Workshops. Wer nur zu Pablo geht, sieht nur Pablos Stunden.
• Zu- und Absage mit einem Tipp. Grüner Haken: Ich komme. Rotes Kreuz: Ich komme nicht. Beim ersten Mal gibt man seinen Namen ein, danach nie wieder. Unter jedem Termin steht, wie viele kommen.
• Benachrichtigungen bei Absagen und Änderungen, auf iPhone und Android. Wer sie einschaltet, bekommt eine Nachricht aufs Handy, sobald ein Training ausfällt oder sich etwas ändert.

Die Verwaltung: Termine pflegen in einer Minute

Die andere Seite der App sehe nur ich. Nach der Anmeldung lege ich dort Termine an, ändere Uhrzeit oder Ort und sage ab. Eine Serie, etwa jeden Montag bis zum Sommer, entsteht mit einem einzigen Formular. Keine Tabelle mehr, kein Screenshot.

Beim Absagen fragt die App, ob die Mitglieder benachrichtigt werden sollen. Ein Haken, und auf allen angemeldeten Handys erscheint: „Abgesagt: Freies Training Fr 23.10.“ Bei neuen Terminen und Änderungen entscheide ich selbst, ob eine Nachricht rausgeht.

Die Umfragen vor jedem Training sind ebenfalls Geschichte. Die Zusagen laufen direkt in der App ein, und in der Verwaltung sehe ich, wer kommt. Öffentlich ist diese Liste nicht.

Die Verwaltung liegt auf meinem Handy als eigenes Symbol. Eine Absage auf dem Weg zur Halle dauert so keine Minute.

Datenschutz: so wenig Daten wie möglich

Ein Verein ist kein Konzern, aber die Regeln sind dieselben. Deshalb haben wir sparsam gebaut: Mitglieder brauchen kein Konto. Für eine Zusage reicht ein Name, er wird 30 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht. Für Benachrichtigungen speichert die App nur eine technische Empfangsadresse, keinen Namen und keine Telefonnummer. Suchmaschinen finden die App nicht, sie ist nur für die Mitglieder gedacht. Impressum und Datenschutzerklärung sind in der App hinterlegt.

Was bisher passiert ist

Stand Mitte Oktober 2026

Von der ersten Idee bis zur fertigen App mit Verwaltung und Benachrichtigungen vergingen zwei Tage. Getestet haben wir auf iPhone und Android, bevor die Mitglieder den Link bekommen haben. Die Anleitung dafür ist eine einzige WhatsApp-Nachricht mit drei Schritten.

Für mich hat sich die Woche verändert: keine Tabelle, die ich nachziehen muss, kein Screenshot, keine zwei Umfragen pro Woche. Ein Termin wird einmal eingetragen und ist sofort bei allen. Die WhatsApp-Gruppe ist wieder das, wofür sie gedacht war: für Fotos, Glückwünsche und Gespräche.

Gewonnen haben dabei alle Beteiligten. Ich spare viel Zeit und erledige alles an einem Ort, statt an mehreren Stellen zu arbeiten und die Gruppe immer wieder neu zu informieren. Die Mitglieder haben einen viel besseren Überblick: Alle Termine stehen an einer Stelle, sind immer aktuell und mit einem Tipp auf das Vereinssymbol auf dem Startbildschirm erreichbar. Zusagen geht schneller als jede Umfrage, und von einer Absage erfahren sie, ohne danach suchen zu müssen.

Das lohnt sich auch für einen kleinen Verein wie die TSG, mit einer überschaubaren Zahl aktiver Mitglieder.

Was Sie daraus mitnehmen können

Was beim Tanzverein funktioniert, ist keine reine Vereinslösung. Überall, wo eine Person Termine für eine Gruppe organisiert und wissen will, wer kommt, passt derselbe Aufbau:

• Vereine aller Art: Sportverein, Chor, Musikverein, Feuerwehr, Jugendgruppe.
• Kursanbieter: Yoga- und Fitnessstudios, Tanzschulen, Volkshochschul-Kurse, Musikschulen.
• Betriebe: Schicht- und Einsatzpläne, Schulungstermine, Betriebsausflüge, Hausmeister- oder Montageeinsätze.
• Praxen und Beratung: Gruppentermine, Kurse, Informationsabende.
• Schulen und Kitas: Elternabende, Ausflüge, AG-Termine.
• Gemeinden und Initiativen: Ehrenamtsdienste, Veranstaltungen, Helferlisten.

Der Weg ist immer derselbe: ein Ort, an dem alle Termine stimmen, eine Zu- oder Absage mit einem Tipp und eine Nachricht aufs Handy, wenn sich etwas ändert. Wer organisiert, pflegt alles an einer Stelle. Wer teilnimmt, hat alles im Blick, ohne in Chats zu suchen.

Die Lösung der TSG ist bewusst schlank: Mitglieder brauchen kein Konto und keine Anmeldung, ein Link genügt. Wo mehr gebraucht wird, bauen wir auch Lösungen mit echten Mitgliederkonten, etwa mit persönlichem Login, eigenen Bereichen für Gruppen oder Mannschaften, Teilnahmehistorie oder geschützten Dokumenten. Wie viel davon sinnvoll ist, entscheidet der Bedarf, nicht die Technik.

Die App der TSG Bayreuth läuft auf der Feuerpfeil Business Plattform, zusammen mit Website, Terminen, Kontakten und Automatisierung in einem System.

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